Процедуры контроля документов

Процедуры контроля документов гарантируют, что сотрудники, работающие в компании, используют правильные документы для выполнения своей работы. Процедуры являются ключевым компонентом процесса обеспечения качества. Они отслеживают подготовку и обработку документов, чтобы убедиться, что сотрудники, ответственные за документацию, заменяют устаревшие документы последними версиями. Такие процедуры включают записи сотрудников, которые создали, изменили и одобрили документы, чтобы компания могла определить, как избежать ошибок и улучшить качество своих продуктов и услуг.

Создание

В процедурах контроля документов указывается, кто отвечает за создание конкретных документов и как создатель документа должен его идентифицировать. Помимо присвоения документу имени в установленном формате, ответственный сотрудник должен подписать документ, чтобы идентифицировать себя как составителя. Подписание документа указывает на то, что сотрудник считает работу завершенной, и он должен указать дату, когда он завершил работу.

Обзор

Принципы обеспечения качества требуют, чтобы компании проверяли точность многих своих документов, особенно технических чертежей и спецификаций. В процедурах контроля документов подробно описано, какие документы должны быть проверены, кем и как записывать такую ​​проверку. Обычно процедура рецензирования определяет, какими квалификациями должен обладать рецензент, и как рецензент вносит любые требуемые изменения в документ. В нем подробно описано, как записывать изменения и где проверяющий должен подписать, чтобы указать, что он завершил успешную проверку.

Редакция

Помимо изменений, внесенных во время проверки, необходимые изменения в документации часто возникают в результате изменений в проектах или операциях. В процедурах контроля документов указывается, кто инициирует проверки и кто их выполняет. После завершения редакции измененный документ получает обозначение, которое позволяет сотрудникам идентифицировать его как самую последнюю редакцию на определенную дату. Старый документ помечается как устаревший и помечается как устаревший.

Замена

В ключевой части процедур контроля документов подробно описывается, как компания обеспечивает замену устаревших версий самыми последними версиями документов в тех местах, где документы используются. В процедурах указано, кто отвечает за обновление документации, часто это инициатор изменений. С другой стороны, процедуры инструктируют пользователей документации по выявлению устаревших материалов и о том, как проверять наличие самых последних исправлений.

Внешние документы

Компаниям часто приходится использовать документацию, поступающую извне. При первом получении такие документы не соответствуют внутренним процедурам. Процедуры контроля документов определяют, кто отвечает за интеграцию таких документов в систему компании. В них подробно описано, как идентифицировать внешние документы, требуется ли проверка и как действовать при необходимости. После интеграции ответственные сотрудники обеспечивают доступность соответствующих внешних документов, где это необходимо.