Как объединить данные Excel в документы Word

Word и Excel являются частью более крупного пакета Microsoft, поэтому неудивительно, что они хорошо работают вместе. Exce * l * - отличный инструмент для сбора информации в формате базы данных, такой как имена, адреса и номера телефонов . Но если вы хотите работать с этой информацией в Word, вам понадобится возможность объединять документы Word и Excel , что можно сделать за несколько простых шагов.

Слияние из электронной таблицы Excel

У вас есть электронная таблица, заполненная именами и адресами, которая идеально подходит для списка рассылки. Но вы потратите hour_s с * opying и вставки информации из Excel в Word. * _ К счастью, вы можете легко выполнить слияние почты из Excel в Word, но сначала вам нужно подготовить свой документ Excel для слияния.

Для начала убедитесь, что все ваши данные, которые нужно объединить, находятся на первом листе вашей электронной таблицы. Вам также необходимо настроить имена столбцов, чтобы они соответствовали именам, которые вы добавите в документ Word. Должен быть столбец для имени и столбец для фамилии, например, если вы хотите использовать оба. Сделайте последний просмотр всей информации, чтобы убедиться, что она актуальна, прежде чем завершить слияние.

Объединить документы Word и Excel

Когда ваша электронная таблица будет готова, откройте новый документ в Word. Перейдите на вкладку « Рассылки » и выберите « Начать слияние» и решите, хотите ли вы создавать этикетки, письма, конверты, электронные письма или каталог. Выбрать. _ Выберите получателей - _Используйте существующий список. Затем вы найдете свой файл Excel. Выберите "Открыть".

Перед тем, как объединить Word и Excel , система даст вам возможность редактировать получателей. Здесь вы можете просмотреть свой список и выбрать тех, кого не хотите включать. Вам также будет предложено вставить его как адресный блок, если, например, вы создаете письмо или конверт. Затем вы можете сохранить документ.

Копировать и вставлять из Excel в Word

Одним из самых больших преимуществ полного пакета Microsoft Office является то, что вы можете легко копировать из одного документа в другой. Например, предположим, что вы создали красивую круговую диаграмму в Excel, которую хотите включить в разрабатываемую вами брошюру. Просто нажмите на эту диаграмму и либо Edit-Copy, либо используйте комбинацию клавиш Control-Copy, чтобы переместить ее. Command-Copy - это сочетание клавиш, если вы используете устройство Mac OS.

Вместо слияния писем из Excel в Word , если вы хотите скопировать данные из Excel в Word или другое приложение Office, вы сделаете то же самое, но вам, вероятно, придется внести некоторые изменения форматирования. Вы можете скопировать данные в том виде, в котором они были отформатированы, обновить содержимое в соответствии с макетом документа Word, сохранить данные, связанные с исходной электронной таблицей, вставить данные в виде изображения или вставить данные в виде текста, разделенного табуляцией.

Вставить электронную таблицу Excel в Word

В некоторых случаях вы можете пойти в противоположном направлении. Например, вместо слияния почты из Excel в Word вы можете просто встроить электронную таблицу Excel _t в документ Word. _ Это может быть часть какого-либо предложения, например бизнес-плана или запроса на грант. Если вы используете фактические данные, это может быть отличным способом дополнить текст точными цифрами, соответствующими тому, что вы обсуждаете.

Чтобы скопировать в таблицу Excel в Microsoft Word документ, вы будете делать свои копии в исходном документе и вставить в документ Word, назначения. При вставке у вас будет пять вариантов:

  • Использовать целевую тему и внедрить книгу - книга будет встроена в ваш документ в соответствии с темой целевого документа (Word). Диаграмма не связана с документом Excel, поэтому, если вы что-то обновите, она не обновится автоматически.

  • Сохранить исходное форматирование и внедрить книгу - это сохраняет неизменным форматирование листа Excel. Диаграмма не связана с документом Excel, поэтому, если вы что-то обновите, она не обновится автоматически.

  • _ Использовать целевую тему и ссылаться на данные _a - этот параметр учитывает форматирование, созданное вами в документе Word. Ваши данные связаны, что означает, что когда вы вносите изменения в документ Excel, они обновляются в документе Word.

  • Сохраняйте исходное форматирование и связывайте данные - ваш документ будет соответствовать теме Excel, а не теме Word. Ваша электронная таблица Excel будет связана, так что когда вы вносите изменения в документ Excel, документ Word также обновляется.

  • Изображение - вставка таблицы Excel как изображения.

Если вы решите «связать данные» при объединении документов Word и Excel таким образом, вы не всегда можете обнаружить, что эти обновления выполняются немедленно. Если вы не видите обновления электронной таблицы Excel в документе Word, просто выберите Инструменты для диаграмм - Дизайн - Обновить данные, чтобы получить самую последнюю версию.

Сохранить документ Word в Excel

Бывают случаи, когда ваш выбор объединить Word и Excel идет в другом направлении - вы хотите сохранить документ Word как документ Excel. Конечно, вы можете вручную переместить данные, но это может занять много времени. Есть способ попроще.

После того как вы откроете нужный документ Word, выберите «Файл - Сохранить как» и перейдите в место, где вы хотите сохранить документ. Под опцией папки вы увидите еще одно раскрывающееся окно с надписью «Формат файла». Выберите Обычный текст.

Теперь, когда вы сохранили документ Word, вы можете открыть электронную таблицу Excel и вставить информацию. В документе Excel выберите «Данные из текста». В некоторых версиях вы можете увидеть это как Data-Get Internal Data-Import Text File. Отсюда вы можете перейти к сохраненному вами документу Excel и загрузить его. При появлении запроса вам нужно будет выбрать разделитель и пробел в качестве разделителя.

Объединить два файла Excel

Хотя может быть удобно объединить Word и Excel , вы можете не осознавать, что можете объединить два файла Excel. Один из способов сделать это - скопировать листы в исходный документ, щелкнув вкладки внизу, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав « Копировать». В разделе «В книгу» выберите целевую книгу, в которой вы хотите разместить листы, выберите место, где вы хотите разместить ее по отношению к существующим листам, и убедитесь, что установлен флажок «Создать копию», если вы хотите, чтобы оригинал оставался в исходной книге.

Хотя этот метод эффективен для одного рабочего листа, если у вас есть несколько файлов, которые вам нужно объединить в один, он может стать громоздким. Если вам удобно создавать макросы, вы можете написать макрос, который объединит все файлы в один. Вы можете найти образцы макросов для этого в Интернете, которые можно скопировать и вставить.

Объединить документы Word

Почты слияния с Excel в Слово не единственный способ , которым Вы можете извлекать данные из другого документа в Word. В программе есть функция, позволяющая объединить несколько файлов в один. Основная цель этого - сравнить различные версии друг с другом. Итак, если ваши коллеги внесли изменения в документ, эта функция позволяет вам легко сравнивать их рядом, чтобы увидеть, что изменилось.

Чтобы объединить два документа , выберите Обзор-Сравнить-Объединить . Вам будет предложено выбрать файлы, которые вы хотите объединить. Вам будет предложено пометить неотмеченные изменения с помощью, что позволит вам ввести имя человека, который внес изменения в исправленный документ. Выберите, чтобы отобразить изменения в новом документе, нажмите ОК, и вы получите новый документ.